Política de Tratamiento de Datos

Dinámica Ocupacional como Centro de Formación y entrenamiento, ubicado en la Calle 9, Transversal 5, Bodega 5, La Badea Dosquebradas, ha establecido su política de tratamiento de información y datos dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 DE 2013.

Para el tratamiento de los datos cumplimos con los siguientes principios:

Política de Tratamiento de la información

Dinámica Ocupacional como Centro de Formación y entrenamiento, ubicado en la Calle 9, Transversal 5, Bodega 5, La Badea Dosquebradas, ha establecido su política de tratamiento de información y datos dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 DE 2013.
Para el tratamiento de los datos cumplimos con los siguientes principios:
Principio de acceso y circulación restringida. Los datos y la información de nuestros usuarios serán restringidos acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el titular o demás personas previstas en las normas vigentes.
Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información y se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada por los titulares.
Todas las personas de Dinámica Ocupacional, que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí si se requiere a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
Principio de finalidad. El Tratamiento de datos personales, obedece a la finalidad legítima, informada, temporal y material de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Se garantiza así mismo el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministran datos de carácter personal.
Principio de legalidad. El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.
Principio de libertad. Dinámica Ocupacional puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, únicamente con el previo, expreso e informado consentimiento del titular al momento de tratar sus datos personales.deroguen.
Principio de seguridad. Dinámica Ocupacional proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de transparencia. Se informará a los titulares que podrán obtener en cualquier momento, sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en sus bases de datos bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.deroguen.
Pri
ncipio de veracidad o calidad. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando Dinámica Ocupacional eximido de cualquier tipo de responsabilidad frente a su calidad.

Consideraciones para el manejo, tratamiento y seguridad de la información
Sólo se entregarán los datos personales a las siguientes personas:
a) Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las personas autorizadas por el titular del dato.
c) A las personas autorizadas por orden judicial o legal.

Derechos de los titulares de la información

Los titulares de la información tienen derecho a:
• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Obtener copia de la autorización otorgada por éstos en calidad de titulares de los datos.
• Conocer el uso que Dinámica Ocupacional le ha dado a sus datos
• Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de sus datos personales siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
• En ningún caso el titular del dato podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del responsable o encargado.
• Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
Dinámica Ocupacional le informará sobre el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.
Deberes de DINAMICA OCUPACIONAL

Dinámica Ocupacional ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de las bases de datos personales a saber:
1. Obtener y utilizar los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato, de modo que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos. Tales datos personales corresponden a sus trabajadores, contratistas, proveedores, personal en formación y entrenamiento y en general con las que Dinámica Ocupacional se relaciona.
2. Al solicitar la autorización requerida al titular de los datos personales, Dinámica a través de Nota aclaratoria en las fichas de inscripción y en otros documentos que así lo requieran, Informará de manera clara y suficiente a los usuarios sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
3. Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
4. Informar a solicitud del usuario sobre el uso dado a sus datos personales.
5. Adoptar e incorporar a sus procesos, los mecanismos para que los titulares de los datos personales a los que da tratamiento, puedan conocer, consultar, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como puedan ejercer sus derechos para revocar la autorización, cuando sea procedente, todo de acuerdo a los términos señalados en la presente política. Para ello el titular deberá realizarlo por escrito.
6. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos señalados en esta política.
7. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros. En el caso de la consulta de certificados se entiende la autorización para su consulta al firmar la ficha de inscripción.
9. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento (Director de Operaciones o Gerente Administrativa) sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
10. Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
11. Conservar los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de Dinámica Ocupacional.
12. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración dependerá de las exigencias legales vigentes.
13. Ajustar Los procedimientos de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente.

Deber de Secreto y Confidencialidad

Dinámica Ocupacional garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

Autorización del Titular

Dinámica Ocupacional solicitará al titular previamente la autorización para el tratamiento de datos personales a través de la Nota de tratamiento de datos dada en la ficha de inscripción o en nota anexa que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En la nota de exoneración de tratamiento de datos se informa:
El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
Los derechos que le asisten como titular.
La página web, correo electrónico, líneas de servicio telefónico por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.

Derecho de Acceso

Buscando facilitar a sus usuarios el acceso a su propia información, Dinámica Ocupacional ha establecido los siguientes canales para realizar consultas y novedades. A través de éstas vías se garantiza su derecho.
En ejercicio de este derecho el titular podrá:
a) Conocer la existencia efectiva del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b) Acceder a sus datos personales.
c) Conocer las circunstancias del tratamiento de sus datos personales y todas y cada una de las finalidades que justifican ese tratamiento. Solamente los titulares de datos personales, previa acreditación de su identidad, legitimidad o personalidad de su representante, tendrán derecho a tal disposición y acceso. Los titulares acreditados, accederán a sus datos a través de los canales que se tienen definidos, formulando consultas con el lleno de requisitos que se establezcan.
Consultas
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos.
En consecuencia, se garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, suministrando a los titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo su control.

Vía y forma para presentación de la consulta

Los canales de consulta que podrán utilizarse son:
a) Página web; http://dinamicaocupacional.com/
b) Pagina Web www. http://dinamicaocupacional.com/contactanos/
c) Línea de Servicio 330 04 62 – Dosquebradas Cel. 311 798 94 11 – 314 6825448 – 313 644 6430.
d) Correo electrónico: alturas@dinamicaocupacional.com
Dinámica Ocupacional establecerá las medidas de autenticación que permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta.
La consulta deberá contener un mínimo de información a efectos de ser tramitada:
– Nombres y apellidos del titular;
– Número de identificación del titular;
– Datos de localización del titular;
– Descripción de la solicitud o consulta
– Medio por el cual desea recibir respuesta;
– Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre;
– Firma del peticionario.
Tiempos para el trámite de la Consulta
Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consultas, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Costos de la Consulta
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Derecho a la supresión de los datos

El titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar la supresión o eliminación de sus datos personales. Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados, esta supresión será manejada de acuerdo a las exigencias legales vigentes.
La vía para la presentación de supresión de datos personales será gratuita y la misma definida para la presentación de reclamos. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, se debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

Protección de datos en los contratos

En los contratos laborales, Dinámica Ocupacional ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular.
También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales Dinámica Ocupacional tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención de la presente política.

Tratamiento especial de ciertos datos personales

Dinámica Ocupacional a través de su alta dirección, cuenta con normas y procedimientos que garantizan que solamente personal altamente calificado e idóneo manejen las bases de datos sensibles cumpliendo con los protocolos médicos para el manejo de esta información.

Cámaras de seguridad

Dinámica Ocupacional utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas.
Dinámica Ocupacional informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.
Las imágenes sólo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.
En cualquier caso, el uso de sistemas de video vigilancia será respetuoso protegiendo el derecho a la intimidad personal. Las imágenes serán conservadas por el tiempo necesario de acuerdo a la finalidad para la que se recolectan.
Dinámica Ocupacional cuenta con medidas especiales de índole técnica y administrativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, tales como control de acceso, cifrado de datos, comunicaciones cifradas, de acuerdo a los niveles y medidas de seguridad dispuestos para el tratamiento de los mismos.

Tratamiento de la información, niveles y medidas de Seguridad

Dinámica Ocupacional podrá conservar los datos personales de los titulares de la información en bases de datos ubicadas en Colombia o en el extranjero, cumpliendo con la finalidad autorizada por el titular de los datos, realizando sus mayores esfuerzos para mantener la información de manera segura, salvaguardando su integridad, veracidad y confidencialidad.
Con respecto a la seguridad informática Dinámica Ocupacional garantiza que la información mantenga su disponibilidad, integridad y confidencialidad, la gestión de la seguridad informática está basada en las siguientes consideraciones:
a) Seguridad de la información en la prestación del servicio
b) Cifrado de la información.
c) Política de privacidad y confidencialidad de la información interna y con terceros
d) Políticas de concientización, capacitación y gestión cultural.
e) Plan de contingencia respaldo de la operación y continuidad del negocio
f) Políticas de acceso físico a la información.
g) Políticas de copias y recuperación de la información
h) Políticas de adopción de lineamientos de desarrollo seguro
i) Gestión de activos de información.
j) Gestión segura de credenciales de acceso a la información.
k) Gestión de incidentes de seguridad.
l) Gestión de medios removibles.
m) Gestión de riesgos de seguridad
n) Gestión de auditoría y monitoreo.
o) Control en la transferencia de información.

Tratamiento de datos personales

Dinámica Ocupacional designa como responsable del tratamiento de datos personales al Director de Operaciones, como la dependencia que recibirá, procesara y canalizará las distintas solicitudes que se reciban entrando a cumplir con la función de protección de datos personales, y dará trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por este manual y por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Información de contacto

Director de operaciones: Andrés Flores Teléfono 330 04 62 – Dosquebradas Cel. 311 798 94 11 – 314 6825448 – 313 644 6430
Email: alturas@dinamicaocupacional.com
Dirección: Calle 9, Transversal 5, Bodega 5, La Badea Dosquebradas, Al frente de la iglesia de la Badea, Dosquebradas Risaralda.
Aviso de Privacidad

Dinámica Ocupacional informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en www.dinamicaocupacional.com y en las notas de privacidad en la ficha de inscripción o en las notas de otros documentos cuando así se requiera.
Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de la información.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página www.dinamicaocupacional.com.
Las comunicaciones se enviarán como mínimo diez (10) antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

Vigencia de la Política
La vigencia de esta política inicia a partir de Enero de 2018.
FIRMA
JOSÉ JULIÁN ORTIZ BURGOS – CEO